いくつもの企業やバイヤーが集まる、招待状や事前登録が必要なイベントは、やはり大都市で開催される事がほとんどです。展示会は様々なものがあり、福岡や大阪でするものもありますが、特に東京が1番多く、地方の企業は宿泊費や荷物の運搬費だけでかなり普段になります。しかし、一度に有名企業のバイヤーさんが多く集まり、効率もいいため参加する会社も多いです。今はテレビ電話でも打ち合わせができるようにはなりましたが、やはり実際に会って挨拶したり、細かいニュアンスを伝えるというのは大切で、営業同士仲良くなっていい話ができる場合もあります。
東京で開かれる場合、会場設営にも頭を悩ませるスタッフもいます。基本的な長机とパイプ椅子一つは常備されている場合がありますが、ブースを飾りつけする商品や台は持っていかなければいけません。そのため梱包に時間がかかります。イベントは設営や撤収の時間が決まっているため、ギリギリになる事も多いです。
そんな時は細々したものはレンタルするのも検討するといいでしょう。かさばるゴミ箱や追加の椅子、IHなどの調理器具をレンタルするのもオススメです。出展申し込みをする際に、価格の入っているレンタル備品一覧表をもらえる事がほとんどなので、配送料と帰りの手間を考えるとレンタルのほうがいい場合もあります。東京など住んでいる場所から遠い所でのイベントは、いかに身軽で行き帰れるかが出席する社員の疲れにくさに繋がります。